DocFlow NAV - документооборот в Navision

Многие предприятия, как правило, обладают информационными системами двух видов: ERP и DocFlow. Первая является "документоориентированной" и используется для учета хозяйственной деятельности предприятия. Но подобные системы не обладает процессными надстройками. Системы класса DocFlow как раз являются "процессноориентированными", позволяют настраивать маршруты прохождения документов, планировать и контролировать исполнение. Но подобные системы не считают деньги. Для интеграции этих двух систем и был разработан модуль документооборота DocFlow NAV. Основная особенность модуля в том, что он может работать с любыми документами или карточками Microsoft Dynamics NAV, а также с документами, которых в Navision нет (например, Приказ по Компании).

Модуль ориентирован на компании, которые уже используют Navision (версии 3.7 – 5.0) или только собираются приобрести MS Dynamics Nav.

DocFlow NAV позволяет решить следующие задачи:

• Планировать и контролировать согласование документов Navision и произвольных документов (не представленных в Navision).
• Настраивать маршрут прохождения документов в зависимости от различных условий и для различных ролей;
• Сохранять электронные копии документов и управлять доступом к их просмотру и изменению (без увеличения объема рабочей базы данных);
• Получать оповещения по электронной почте при наступлении срока исполнения;
• Ограничить редактирование документа и формирование печатных форм на определенных стадиях;
• Запретить отклонения от настроенных бизнес процессов;
• Настроить предупреждения и запреты в зависимости от различных условий;

DocFlow NAV помогает оптимизировать бизнес-процессы организации:

• Узнать, у кого документ "завис" на одобрении;
• Организовать эффективный контроль исполнительской дисциплины;
• Выявить узкие места в бизнес процессах;
• Составить описание бизнес процессов;

Типовые задачи, решаемые DocFlow NAV:

• Если кредитный лимит клиента не превышен, продавец может отправить заказ сразу на отгрузку. В противном случае продавец может отправить заказ на согласование директору, который, в свою очередь, примет решение отгрузить или отменить заказ;
• Любые счета, превышающие 100 тыс. рублей, необходимо согласовать с финансовым директором;
• Запретить отправку заказа в отгрузку, если не полностью оформлена карточка клиента или товара;
• Согласовать бюджет, заявки на оплату и получать оповещение при отклонении;
• Получить оповещение при наступлении срока исполнения;
• Согласовать произвольный документ в нескольких отделах;
• Узнать, как долго оформляется документ на той или иной стадии;
• Узнать, на какой стадии находится конкретный документ;
• Видеть, кто лучше других контролирует ситуацию в своем отделе;

Модуль устроен таким образом, что для пользователей усилия по обучению минимальны, т.к. используется привычный и понятный для них интерфейс. В формы документов (списки и карточки) добавляется всего одно поле, показывающее текущую стадию документа. При нажатии кнопки в этом поле пользователю предлагается выбрать следующую стадию согласования документа.

Если переход на следующую стадию предполагает обязательно наличие комментария, то открывается дополнительно окно ввода комментария.

Если переход на выбранную стадию невозможен, система говорит об этом с подробным указанием причины.

Преимущества DocFlow NAV:

Глубокая интеграция с MS Dynamics NAV (3.70 - 5.0), не влияющая на общую функциональность системы.
Продукт является модулем, интегрированным непосредственно в базу данных Navision. Модуль предоставляет возможность обработки документов Navision с учетом информации этих документов, информации в связанных справочниках и состояния бизнес отношений (в виде запретов и предупреждений). Модуль предоставляет возможность ограничения редактирования документов Navision на стадиях, формирования печатных форм на стадиях и пр. В то же время модуль не затрагивает системных настроек, привычных форм и отчетов, не влияет на функциональность учета, на стандартную или же адаптиванную для клиента бизнес логику.

Гибкость настройки
Настройка последовательности прохождения стадий, запретов и предупреждений, настройка проверок конкретных значений полей документа осуществляется без программирования. Система позволяет выгрузить в Excel детальное описания существующих настроек.

Легкость внедрения
Модуль изначально готов работать с различными типами произвольных документов, не представленных в Navision (например, согласование текста договора, приказа по компании и пр.). Интеграция же с каждым новым типом документа Navision (Заказ Продажи, Производственный Заказ, Заявка на Оплату) детально описана в инструкции и занимает около одного человеко-часа. Она может быть произведена как разработчиками, так и непосредственно IT специалистом компании-заказчика, как на этапе внедрения, так и в процессе промышленной эксплуатации.

Невысокая стоимость владения
Модуль не требует закупки никакого дополнительного программного обеспечения ни на серверную, ни на клиентскую часть. Модуль практически не влияет на производительность системы, не требует для работы дорогого мощного оборудования, высокой квалификации пользователей и ИТ-специалистов. Для администрирования системы достаточно одного сотрудника, прошедшего двухчасовой курс обучения администрированию.

Быстрая отдача от сделанных инвестиций
Внедрение модуля занимает от 2-х дней до 1-го месяца (с учетом обучения администратора и ключевых пользователей), в зависимости от количества бизнес-процессов, подлежащих настройке. Следовательно, первые результаты автоматизации документооборота и бизнес-процессов будут видны уже через неделю.

Интеграция с задачами MS Outlook

Модуль позволяет создавать задачи в Outlook, что упрощает работу с программой. Таким образом, пользователь может видеть документы, которые ему необходимо согласовать, находясь вне офиса и не имея доступа к MS Dynamics Nav.

Продукт полностью разработан на MS Dynamics NAV. Он может использовать всю информацию, которая есть в Navision, не касаясь настроек и не влияя на стандартную или же адаптированную под клиента бизнес логику системы. DocFlow NAV не требует закупки дополнительного программного обеспечения. Гибкие настройки позволяют автоматизировать изменения бизнес процессов без программирования.

На промо-сайте www.docflownav.com Вы можете получить более подробную информацию о возможностях модуля.

Если вы хотите получить дополнительную информации или заказать бесплатную демонстрацию, Вы можете связаться с нами по телефону (495) 969-40-64 или заполнить форму обратной связи.